О проблеме
В условиях мирового финансового кризиса, перед многими организациями встал острый вопрос сокращения расходов. Каждая организация оптимизирует расходы по своему собственному плану, однако наиболее популярными методами сокращения расходов является сокращение административных расходов и максимально эффективное использование собственных ресурсов. К таким ресурсам относятся как оборудование, так и персонал. Специалисты и руководители высокого уровня, своими своевременными и правильными решениями могут сэкономить организации существенное количество средств. Но как быть если, руководитель тратит значительную часть своего дня на то чтобы оформить все необходимые документы, найти контакты нужного человека, запросить необходимые ресурсы для своих сотрудников? Очевидно, что для принятия решений приносящих выгоду организации у него остается все меньше и меньше времени. Как же разгрузить руководителей и специалистов?
Пути решения
Первым шагом для решения данной проблемы, является максимальная автоматизация рутинных операций: поиск информации о сотрудниках, оформление пропусков и командировок, заказ ресурсов - начиная от ручки заканчивая автомобилем. Рассмотрим несколько операций, которые могут быть автоматизированы:
| Операция | Проблема | Каким образом решается |
| Поиск телефонов в справочнике сотрудников | Сложно найти телефон руководителя нужного Вам отдела, имеющийся у Вас справочник не актуален. | Интерактивный справочник сотрудников, в котором видно кто в каком подразделении работает, можно произвести поиск, а за актуальность телефонов отвечает отдел кадров. |
| Заявка в техническую поддержку (ИТ) | Вы не можете попасть в Интернет, кто может помочь с данной проблемой? | Позвонить по телефону в ИТ подразделение, они зафиксирует Ваше обращение и сохранят для Вас подробную инструкцию с изображениями, в едином хранилище, доступным все сотрудникам. |
| Заказ пропусков | К Вам должны приехать посетители, а Вы не знаете каким образом оформить пропуск и с кем его согласовать? | Просто внесите необходимую информацию в электронную форму, ответственный сотрудник в службе безопасности подготовит необходимые документы. |
Бронирование переговорных
комнат | Для проведения совещания Вам нужна переговорная с проектором на 30 человек, Вы приходите, а она уже занята. | Единый календарь использования переговорных, который ведут секретари, а также полная информация о оборудовании и количестве мест. В любой момент, Вы можете подобрать необходимую переговорную комнату. |
| Заказ автотранспорта | Вам требуется автомобиль, Вы не знаете, кто отвечает за оформления транспорта и какая машина будет свободна? | Внесите информацию в электронную форму, ответственные сотрудники транспортного отдела предоставят автомобиль, оформив необходимые документы. |
| Заказ канцтоваров | У Вас кончились чернила в Вашей ручке, у кого можно их попросить? | Выберите в электронном каталоге по изображениям, необходимые чернила. Сотрудники АХО сообщат, когда они прибудут, или принесут в течение дня. |
| Оформление командировок | Вам необходимо лететь в командировку, требуется заказать билеты и гостиницу, а также оформить документы в правильном формате. | Сообщите системе город и дату командировки, в тот же момент сотрудники отдела кадров получат информацию, закажут Вам билеты и гостиницу, а также уведомят бухгалтерию. |
Поскольку автоматизация должна затрагивать большую часть подразделений, необходимо единое решение, которое позволяет все сотрудникам, легко получать и вносить всю необходимую информацию.
Современные технологии позволяют построить единое решение, которое автоматизирует все данные рутинные операции, а также практически любые рутинные операции, которые существуют в Вашей организации.
Примеры рутинных операции которые могут быть автоматизированы из нашего опыта:
- Информационные ленты (курсы валют, СМИ, правовая информация)
- Опросы и планирование мероприятий (куда люди хотят поехать, какие напитки заказать)
- Актуализация служебных документов (бланки заявлений, образцы служебных записок)
- Информация о местоположении руководителей (когда будет в офисе, кто заменяет)
- Бронирование оборудования (моб. телефоны,ноутбуки)
- Консультации специалистов (юрист, врач, бухглатерия)
- Запрос в бухгалтерию (платежные документы,справки в посольство,в налоговую)
- Запрос в кадры (больничный, отпуск)
- Вопросы президенту (анонимные)
- Заказ подарков для особо важных партнеров
Выгоды от использования порталов для автоматизации рутинных операции.
- Экономии рабочего времени Ваших сотрудников на поиск информации, получение необходимых ресурсов и услуг.
- Вам больше не надо знать подробно все процедуры связанные с получением ресурсов - кому, как быстро ответят.
- Вся информация о Ваших потребностях, всегда попадает к ответственным сотрудникам, которые решают Вашу проблему - быстро и профессионально.
- Все сотрудники могут оформить все необходимые в одной информационной системе – Ваши затраты на обучение минимальны.
- Все сервисы находятся в одной системе, Ваши затраты на программное обеспечение, оборудование и эксплуатацию минимальны.
